Neue Fahrtanforderungen anlegen

Um neue Fahrtanforderungen zu bestehenden Personen hinzufügen zu können, benötigen Sie die ID der Person, damit die Datenbankverbindung über NovaHub beim Import funktioniert. Diese ID finden Sie in der Personenübersicht in den Spalten Personen-ID (automatisch vergebene ID aus NovaHub) oder Externe ID (Ihre händisch hinterlegte ID).

1. Aktivieren Sie die Spalten Personen-ID und Externe ID in der Personenübersicht.

2. Nehmen Sie über die Personenübersicht gewünschte Filterungen vor, um die Personen auszuwählen, für die Sie eine neue Fahrtanforderung anlegen wollen.

3. Exportieren Sie die Personen anschließend per Rechtsklick > Exportieren > Excel-Export.

4. Fügen Sie die ID der Personen aus dem Export in der Vorlage Fahrtanforderung in die Spalte Personen-ID oder Externe ID ein. Es genügt, wenn eines der beiden Felder ausgefüllt ist.

Sie haben nun die Personen in der Vorlage hinterlegt. Im nächsten Schritt geben Sie in der Spalte Periode an, ob Sie eine neue Periode anlegen oder die vorhandene, aktuell gültige Periode der Person nutzen wollen.

• Wählen Sie Neue Periode anlegen, müssen Sie in den folgenden Spalten eine Adresse sowie eine Einrichtung hinterlegen.

• Wählen Sie Die vorhandene, aktuell gültige Periode verwenden, können Sie die Angaben zur Wohnadresse sowie die Einrichtung freilassen. Diese Angaben werden dann aus der bestehenden Periode übernommen. Sie können aber eine andere Einrichtung hinterlegen, wenn in der neuen Fahrtanforderung eine andere Einrichtung als die in der Periode hinterlegte Einrichtung angefahren werden soll.

Die weiteren Schritte befolgen Sie synchron zum Personenimport (wird im Artikel Daten importieren ausführlich erklärt).

Bestehende Fahrtanforderungen duplizieren

Für den Fall, dass Sie bestehende Fahrtanforderungen duplizieren wollen, um Sie anschließend neu hochzuladen, können Sie die Vorhergehensweise leicht anpassen, um sich Arbeit zu ersparen. Dazu exportieren Sie sich die bestehenden Fahrtanforderungen, passen sie in Excel an und importieren sie anstelle der Excel-Vorlage.

1. Navigieren Sie zu Berichte > Personen > Liste aller Personen und Fahrtanforderungen.

2. Nehmen Sie ggf. Filterungen vor, um gewünschte Personen auszuwählen, deren Fahrtanforderungen dupliziert werden sollen.

3. Deaktivieren Sie die Spalten, die Sie für die Fahrtanforderungs-Vorlage nicht benötigen, wie im Video dargestellt.

4. Exportieren Sie die gefilterten Personen über Rechtsklick > Exportieren > Excel-Export. Damit ersetzen Sie die Excel-Vorlage, die Sie eigentlich für den Import nutzen.

5. Fügen Sie der exportierten Datei die fehlende Spalte Periode hinzu und wählen Sie für jeden Eintrag synchron zur oben beschriebenen Vorgehensweise aus, ob Sie eine Neue Periode anlegen oder Die vorhandene, aktuell gültige Periode verwenden wollen.

6. Alternativ können Sie die Spalte Periode leer lassen, wenn Sie für alle Personen die gleiche Einstellung vornehmen. Sie können dann beim Import auswählen, welchen Standardwert die Spalte Periode haben soll.

7. Die anderen Spalten sind durch den Export bereits vorausgefüllt. Sie können hier nun leichte Anpassungen vornehmen, z. B. eine andere Tour hinterlegen oder die Zeiten anpassen. Stellen Sie vorher die gesamte Excel-Datei auf das Format Text um, damit Anpassungen nicht in das Excel-Format überführt werden.

Nachdem Sie Ihre Anpassungen vorgenommen haben, fahren Sie wie gewohnt mit dem Import fort. Allgemeine Hinweise zum Datenimport finden Sie im Artikel Daten importieren.