1. Allgemeine Funktionen

Nutzerkonten, Berechtigungen

NovaHub verfügt über Nutzerkonten, die individuell vom AG angelegt werden können. Jedem Konto können individuelle Berechtigungen zugeteilt werden.

Nutzerkonten müssen zudem gesperrt werden können, ohne das deren Verknüpfung zu Daten innerhalb des Programms gelöscht werden.

Nutzerrollen

In NovaHub können Nutzerrollen mit sehr tiefgreifenden Berechtigungen angelegt werden. Jedem Nutzer kann eine Nutzerrolle zugewiesen werden.

• Folgende Berechtigungen können verteilt werden

  Zugriffsrechte für einzelne Bereiche: kein Zugriff, Öffnen, Bearbeiten, Löschen

  • Abrechnungen / Löhne

  • Arbeitsstunden

  • Auftraggeber

  • Benutzer

  • Dokumente

  • Einrichtungen

  • Fahrzeuge

  • Globale Tabellenansichten

  • Haltestelle

  • News

  • Personal

  • Personen

  • Touren

  • Unternehmen

  • Verträge

  • Anwendungsfunktionen

  • Abrechnungen freigeben

  • Einstellungen verwalten

  • Berichte erstellen

  • heyNova nutzen

  • Zeiterfassung erlauben

  • Variable Felder konfigurieren

• Einschränkungen auf Entitäten

  • Unternehmen

  • Auftraggeber

  • Einrichtungen

• Anwendungsfunktionen: Ja, Nein

  • Abrechnungen freigeben

  • Einstellungen verwalten

  • Berichte erstellen

  • heyNova nutzen

  • Zeiterfassung erlauben

  • Variable Felder konfigurieren

Authentifizierung / Passwörter

NovaHub bietet einen integrierten Passwort-Generator, mit dem lange, aber leicht zu merkende Passwörter generiert werden können.

Regeln für sichere Passwörter:

• von NovaHub überwacht

  • mindestens 12 Zeichen

  • Zahlen

  • Buchstaben

  • Großschreibung

  • Kleinschreibung

• Belehrung für Nutzer:

  • Keine Namen

  • Keine Geburtsdaten

  • Keine Angaben von Bekannten oder Familie

  • Keine (privat) bereits genutzten Passwörter

Es gibt keine erzwungene Zwangsrotation der Passwörter. Nutzer werden von uns instruiert, dass Passwörter sofort geändert werden müssen, wenn Verdacht besteht, dass eine dritte Person vom Passwort Kenntnis erlangt. Bis dahin sind Passwörter sich, solange sie sich gemerkt werden können. Rotierende Passwörter werden deutlich öfter am Arbeitsplatz notiert, was sehr viel unsicherer ist. Auch das BSI empfiehlt starke Passwörter nicht mehr rotieren zu lassen.

Import/ Export-Schnittstellen

Es werden Funktionen zum einfachen Importieren von Stammdaten aus Drittprogrammen bereitgestellt. Dies dient dem Datenabgleich von bestehenden Drittprogrammen des Auftragnehmers, um die Datenbasis synchron zu halten.

Datenimport

NovaHub stellt eine Import-Funktion bereit, mit der strukturierte Daten importiert werden können. Dafür werden Importvorlagen bereitgestellt, die mit den Daten des AN ausgefüllt und anschließend in NovaHub hochgeladen werden. Auf Anfrage (und ggf. gegen Aufpreis) werden auch datenbankseitige Importe übernommen.

Folgende Entitäten können importiert werden

• Personen

• weitere Fahrtanforderungen

• Touren

• Verträge

• Einrichtungen

• Auftraggeber

• Unternehmen

• Haltestellen

• Personal

• Fahrzeuge

Es werden mindestens folgende Import-Formate unterstützt:

• .xlsx

• .csv

• .tsv

Datenexport

Tabellenansicht

Aus jeder Tabellenansicht können Daten aus NovaHub exportiert werden. Die genauen Inhalte des Exports können dabei über Filterfunktionen selbst festgelegt werden.

unterstützte Export-Formate:

• .xlsx

• .csv

Berichte

In NovaHub sind standardmäßig Berichte hinterlegt, die einen Überblick über Kennzahlen aus dem Tagesgeschäft bieten. Diese Berichte können exportiert und anschließend für unternehmensinterne Zwecke weiterverwendet werden.

• Ausgabe von in NovaHub hinterlegten Werten und Kennzahlen über verschiedene Entitäten hinweg

• Auswertungen zur internen Weiterverarbeitung

• Beispiele: Arbeitszeitprotokoll; aufgezeichnete Touren aus heyNova; wöchentliche Touren

• Excel- oder CSV-Export

• Anfertigung oder Anpassung von Berichten auf Anfrage (ggf. gegen Aufpreis)

Dokumente & Seriendruck

In NovaHub können eigene Dokumente erstellt werden, die die hinterlegten Daten aus NovaHub für einen Seriendruck vorbereiten. Auf diese Art und Weise können Fahrpläne, Einsatzpläne oder Rechnungen angelegt und anschließend im Stapel für ausgewählte Einträge gedruckt werden.

• Verarbeitung von in NovaHub hinterlegten Daten in Form eines PDF-Dokuments

• Auswahl an bereits erstellten Dokumenten zum Seriendruck

• Eigene Anpassung von Dokumenten

• Erstellen von kombinierten Variablen

• Hinterlegen von Logos

• Seriendruck für bis zu 250 Einträge mit einem Klick

• Anfertigung oder Anpassung von Dokumenten auf Anfrage (ggf. gegen Aufpreis)

Systemkonfiguration

Die Systemkonfiguration erlaubt es, zusätzlich zu den Voreinstellungen von NovaHub eigene Anpassungen vorzunehmen, die den Arbeitsalltag des AN detailliert abbilden.

Variable Felder

• Anlegen von individuellen Variablen an Entitäten mit verschiedenen Feldarten:

  • Textbox

  • Zahl

  • Mail

  • Schalter

  • Datum

  • Zeit

  • Einfach-/Mehrfachauswahl (mit vorgefertigten Listen)

• Auswahl zwischen Formular- oder Tabellenmodus

• Möglichkeit zur Auswertung der variablen Felder über den Query Service (Anwendungsfall: Rechnungsstellung, siehe unten)

• Beliebiges Gestalten von variablen Feldern nach Position und Größe

• Anzeigen von variablen Feldern in der Tabellenübersicht einer Entität

Attribute

• Erstellen von wiederkehrenden Eigenschaften an folgenden Entitäten:

  • Personen (Bsp.: Autismus)

  • Fahrzeuge & Fahrzeuganforderungen (Bsp.: E-Fahrzeug)

  • Touren (Bsp.: Einzelbeförderung)

• Filtermöglichkeiten nach Attributen an verschiedenen Stellen in NovaHub

• Abgleich von geforderten Attributen bei Fahrzeugen

Eigene Kapazitäten

• Erstellen von eigenen Kapazitäten bei Fahrgästen und Fahrzeugen

  • Bsp.: Liegestuhl

• Abgleich von geforderten mit verfügbaren eigenen Kapazitäten

API und Schnittstellen

NovaHub besitzt eine REST-API (Schnittstelle). Damit können AN in NovaHub Funktionen auslösen, Daten lesen und schreiben und auf Ereignisse reagieren.

Mit der REST-API können Drittprogramme tief mit NovaHub verzahnt werden.

Anwendungsfälle:

• Automatisierter Mailversand

• Schnittstelle Lohnabrechnung (NovaHub) ↔ Lohnbuchhaltung (z. B. Datev)

2. Entitäten

Die Entitäten gewährleisten einen strukturierten Aufbau aller für die Beförderung relevanten Parameter. Zahlreiche Variablen innerhalb der Entitäten gewährleisten eine umfangreiche Abbildung der Beförderung und der zugehörigen Aufgabenbereiche. In NovaHub greifen die Entitäten wie Zahnrädchen ineinander, wodurch Prozesse automatisiert ablaufen können.

Personen

Personen sind die zu befördernden Fahrgäste, die in NovaHub angelegt werden.

Stammdaten

• Personendaten (Vorname, Nachname, Geburtstag, Geschlecht)

• Auftraggeber

• Externe-ID (IDs aus anderen Programmen)

• Attribute → Selbst konfigurierbare Eigenschaften und Merkmale, die an mehreren Personen wiederkehren

• Private & öffentliche Notizen

• Kontaktdaten der Person

  • E-Mail

  • Telefon

  • Mobil

  • Fax

• Kontaktpersonen der Person

  • Personendaten

  • Adresse

  • Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Mobil, Fax)

Perioden

Eine Periode ist ein Zeitraum, der einer Person zugeordnet ist, in der diese Person befördert werden soll. Eine Periode enthält eine Gültigkeit, eine Wohnanschrift sowie eine Einrichtung, die von der Person besucht wird.

• Darstellung von getrennt lebenden Eltern

• Darstellung von verschiedenen Einrichtungen, die parallel besucht werden können

• einfache Handhabung eines Umzugs ohne Verlust von Daten

Fahrtanforderungen

Eine Fahrtanforderung ist einer Person und einer Periode zugeteilt. Je Fahrtanforderung werden ein Gültigkeitszeitraum, ein Start- und Zielpunkt sowie Beförderungsdetails festgelegt. Mithilfe von Fahrtanforderungen können auch komplexe Wegeketten (z. B. Wohnadresse Mutter → Einrichtung → Nachmittagsbetreuung → Wohnadresse Vater) dargestellt werden.

• Auswahl aller im System hinterlegten Einrichtungen und Adressen

• Angabe von Beförderungsdetails:

  • Anzahl Sitzplätze

  • im Rollstuhl

  • max. Fahrzeit

  • max. Wartezeit an der Einrichtung

  • Ein-/Ausstiegszeit

  • benötigt Begleitperson

• Auswahl von Tagen der Beförderung

  • Hin- und Rückfahrt in einer Fahrtanforderung möglich

  • bis zu 14 Fahrten (7 Tage, hin und zurück)

• Zuordnung eines Kalenders, um wiederkehrende Nicht-Beförderungstage zu hinterlegen (Schulferien, A-/B-Wochen etc.)

• Angabe von eigenen Kapazitäten aus der Systemkonfiguration (Tragestuhl, Liegestuhl etc.)

Abwesenheiten

Abwesenheit einer zu befördernden Person:

• Datum

• Taggenaue Auswahl möglich

• Abwesenheit für den ausgewählten Tag, Hin- oder Rückfahrt wählbar

• Festlegung der Auswirkung auf die Tourenplanung

  • Person auf Tour lassen → Strecke und Zeiten bleiben gleich

  • Person von Tour entfernen → Strecke und Zeiten werden für den Zeitraum der Abwesenheit neu optimiert

Touren

Eine Tour ist eine einzelne Fahrt innerhalb eines Wochenplans (z. B. „Montag Hinfahrt“). Eine Tour kann einzeln erstellt werden oder in einer Gruppe zusammengefasst werden.

Stammdaten

• Art der Tour (spontan oder wiederkehrend)

• Turnus (Tag)

• Hin- oder Rückfahrt

• Geschwindigkeitsfaktor der Durchführung

• Fahrzeuganforderungen

• U-Turns vermeiden

• Felder in der Tourenübersicht

  • Live-Tracking (heyNova)

  • Tourengruppen

  • Tourname

  • Richtung

  • Tag

  • Gültigkeit

  • Vertrag

  • Auftraggeber

  • Unternehmen

  • Fahrer

  • Begleitperson

  • Benötigte Begleitperson

  • Attribute

  • Anzahl Rollstuhl

  • Personen

  • Einrichtungen

  • Orte

  • Einstiegszeit: erste Person

  • Ausstiegszeit: erste Person

  • Ausstiegszeit: letzte Person

  • Gesamtdistanz

  • Besetzte Distanz

  • Davon Leer

  • Davon begleitet

  • Gesamtzeit

Planung

• periodenbasierte Verplanung von tourgebundenen Parametern

  • Fahrer*in

  • Begleitperson

  • Fahrzeug

  • Tourstart und -ende:

    • Betriebshof

    • Adresse des Fahrpersonals

    • Haltestelle

    • Einrichtung

    • Freie Adresse

• Manuelle Planung freier Wegpunkte (mit Aufenthaltsdauer und Zweck)

• Sichtbarkeit von Abwesenheiten der Fahrgäste

Durchführung

• Automatisierte Berechnung der optimalen Route einer Tour

• Möglichkeit zum Einstellen einer manuelle Reihenfolge

• Darstellung aller Wegpunkte auf einer Karte

• Darstellung der Ein- und Ausstiegszeiten sowie sonstiger Wegpunktzeiten

• Darstellung der Gesamt-, Besetzt- und Leerkilometer

• periodenbasierte Ansicht aller Tourversionen, damit tagesaktuelle Änderungen nachvollziehbar sind

• Live-Tracking von Touren, die mit heyNova aufgezeichnet werden

• Kartenansicht von abgeschlossenen Aufzeichnungen aus heyNova

Tourengruppen

Eine Tourengruppe bündelt ähnliche Touren, die an verschiedenen Wochentagen durchgeführt werden, zu einer logischen Einheit (z. B. „Linie 101“ mit Touren von Montag bis Freitag, Hinfahrt und Rückfahrt)

• Touren zu Gruppen zusammenfassen (Hin-& Rückfahrt Montag - Sonntag)

• Stammdatenübersicht über alle Touren einer Tourengruppe

• Durchführungsübersicht aller Touren in Karten- und Zeitstrahl- und Tabellenansicht

• Vergleich von Durchführung und Änderungen über die Woche hinweg

Verträge

Verträge verbinden einen Auftraggeber mit einem Unternehmen und regeln die Auswahl von geeigneten Fahrer*innen und Fahrzeuge bei der Tourenplanung

• Informationen (Beschreibung, Auftraggeber, Unternehmen)

• Gültigkeit

• Bemerkungen (Private Notizen, Öffentliche Notizen)

• variable Vertragsdaten (EUR/Besetzt-Km, EUR/Leer-Km, EUR/h Begleitung, EUR Pauschale Bereitstellung, Bemerkungen)

Unternehmen

Ein Unternehmen ist entweder das Transportunternehmen des AN oder die Unternehmen, die der AN für den Transport beauftragt.

• Übersicht aller Betriebshöfe als Tabelle mit flexiblen Filterfunktionen

• Möglichkeit des Import und Export zur Weiterverarbeitung

• Felder eines Unternehmens

  • Kürzel

  • Vollständiger Name des Unternehmens

  • Anschrift (Straße, Hausnummer, Adresszusatz, PLZ, Ort)

  • verantwortliche Personen

  • Kontaktdaten

  • Notizen

• Name

• Anschrift

• Auftraggeber

• Anzahl der Touren (heute)

• Personal eines Unternehmens

• Fahrzeuge eines Unternehmens

• Touren eines Unternehmens

Betriebshöfe

Ein Unternehmen kann mehrere Standorte haben, die über die Betriebshöfe erfasst werden können. Die Planung von Touren kann von diesen Betriebshöfen aus erfolgen.

• Übersicht aller Betriebshöfe als Tabelle mit flexiblen Filterfunktionen

• Felder eines Betriebshofs

  • Name

  • Anschrift

  • Personal

  • Fahrzeuge

  • Touren

Lohnabrechnung

• Abrechnung für ausgewähltes Personal in einem wählbaren Zeitraum

• Vergleich von Soll- und Ist-Stunden

• Festsetzen einer Abrechnung

• Export der Abrechnung für die Weiterverarbeitung in der Lohnbuchhaltung

Personal

Am Personal können neben Stammdaten wie der Adresse auch Vertragsdaten gepflegt werden. Darüber hinaus bietet NovaHub eine Übersicht zur Verplanung und Abwesenheiten des Personals.

Stammdaten

• Informationen

  • Externe Personal-Nummer

  • Anrede

  • Name

  • Unternehmen

  • Betriebshof

• Adressen (periodenbasiert)

  • Gültigkeit

  • Anschrift

• Arbeitsvertrag

  • Status: Aktivität des Vertrags

  • Angestellt seit

  • Angestellt bis

  • Kündigungsdatum

• Verantwortlichkeiten

  • Fahrpersonal

  • Fahrbegleitung

  • Büropersonal

• Kontaktdaten

Vertrag & Arbeitszeit

• Aktuelles Arbeitszeitkonto

  • Letzter Tag der Letzten Abrechnung

  • Arbeitstage seitdem

  • Soll-Stunden seitdem

  • Verplante Stunden seitdem

  • Stundenkonto nach letzter Abrechnung

  • Abwesenheitstage seitdem

  • Aktuelles Arbeitszeitkonto

• Vertragsdaten

  • Gültigkeit

  • Arbeitstage

  • Soll-Stunden/Tag

  • Stundenlohn

• Lohnabrechnungsperioden (Personal-Art)

  • Gültigkeit

  • Soll-Stunden

  • Verplante Stunden

  • Differenz

  • Arbeitszeitkonto

Verplanung (Auslastungskalkulation)

• Zeitstrahl in Kalenderwochen

• Wochenansicht der Fahrer

  • Soll Stunden je Wochentag

  • Plan Stunden je Wochentag

  • Ist Stunden je Wochentag

• Arbeitstage, Verplante Tage & Abwesenheiten pro Woche

Abwesenheit

• Periode

• Abwesenheitsart

• Arbeitstage

• Arbeitsstunden

• Notizen

Fahrzeuge

Fahrzeuge können je nach Einsatzzweck verschieden konfiguriert werden. Diese Konfigurationen werden in NovaHub festgehalten. Zudem sind Informationen aus heyNova am Fahrzeug hinterlegt.

• Übersicht aller Fahrzeuge als Tabelle mit flexiblen Filterfunktionen

• Möglichkeit des Import und Export zur Weiterverarbeitung

• Felder eines Auftraggebers:

  • Informationen (Kennzeichen, Modell)

  • Organisation (Betriebshof, Zulassungsdatum)

  • Fahrzeug-Konfiguration (Art, Name, Primärkonfiguration, Anzahl Sitzplätze, Anzahl Rollstuhlplätze, Rollstuhlmitnahme, Attribute)

  • heyNova-Login des Fahrzeugs (falls genutzt)

  • tagesaktueller Kilometerstand des Fahrzeugs aus heyNova

Auftraggeber

Auftraggeber der Beförderung strukturieren den Beförderungsalltag und werden in NovaHub gepflegt.

• Übersicht aller Einrichtungen als Tabelle mit flexiblen Filterfunktionen

  • Anzahl der Verträge

  • Anzahl der Touren

  • Anzahl der Einrichtungen

  • Anzahl der Personen (gültig)

• Möglichkeit des Import und Export zur Weiterverarbeitung

• Felder eines Auftraggebers

  • Name

  • Anschrift

  • Verantwortliche Personen

  • Kontaktdaten

  • Notizen

Einrichtungen

Einrichtungen sind Institutionen, die zum Zwecke der Beförderung angefahren werden. Das können zum Beispiel Schulen, Werkstätten, Arztpraxen oder Pflegeeinrichtungen sein.

• Übersicht aller Einrichtungen als Tabelle mit flexiblen Filterfunktionen

• Möglichkeit des Import und Export zur Weiterverarbeitung

• Darstellung der Einrichtung auf einer Karten

• Felder einer Einrichtung:

  • Kürzel

  • Auftraggeber

  • Vollständiger Name der Einrichtung

  • Anschrift

  • verantwortliche Personen

  • Kontaktdaten

  • Notizen

Haltestellen

Haltestellen können mithilfe von Geodaten präzise angelegt und eindeutig lokalisiert werden. Dabei kann es sich sowohl um offizielle ÖPNV-Haltestellen als auch um individuell definierte Haltepunkte handeln, beispielsweise vor einer bestimmten Einrichtung oder an einem frei gewählten Standort.

• Übersicht aller Haltestellen als Tabelle mit flexiblen Filterfunktionen

• Möglichkeit des Import und Export zur Weiterverarbeitung

• Felder einer Haltestelle:

  • Haltestellenname

  • Anschrift

  • Nummer/ Externe ID

  • Status

  • Anzahl Einstiege

  • Anzahl Ausstiege

  • Längen- & Breitengrad

  • Status: aktiv oder inaktiv

3. Disposition

Die Disposition umfasst alle Aufgaben der Steuerung und Planung im Beförderungsalltag. NovaHub gibt dem AN wichtige Hilfsmittel an die Hand, mit denen die Disposition stellenweise automatisiert und damit erleichtert wird.

Stapelplanung

Die Stapelplanung dient der Einplanung mehrerer Personen gleichzeitig zu einer bestimmten Tour. Sie wählt nach objektiven Kriterien die optimale Tourenplanung, ohne die vorgegebenen Beförderungsparameter, die je Person definiert sind, zu verletzen.

Personen

• Vorfilterung von Personen, u. a. nach Tag, Richtung, Gültigkeit, Attributen, Orten

• Auswahl von bereits verplanten Personen möglich, um Touren hintereinander zu planen oder freie Plätze aufzufüllen

Fahrzeuge

• Auswahl von Fahrzeuganforderungen: Anzahl der Fahrzeuge, Fahrzeugkonfiguration und -standort

• Beförderungsparameter festlegen: U-Turns vermeiden, Mindestanzahl Fahrgäste je Fahrzeug, Geschwindigkeitsfaktor

Ergebnisse

• Ergebnisdarstellung in Karten- oder Tabellenform

• umfangreicher, individualisierter Excel- oder CSV-Export möglich

• Übersicht über optimierte Parameter

  • Anzahl Routen

  • Gesamtdauer und -strecke

  • Besetzt- und Leerkilometer (je Tour)

  • Besetzt- und Leerzeit (je Tour)

  • Fahrgastauflistung mit Ein-und Ausstieg, Angaben zu Strecke und Dauer

• Liste

  Personen:

  • Personen filtern

    • Tag

    • Richtung

    • Gültigkeit (Datum)

    • Zeitraum (von/bis)

    • verplante Personen

    • Touren

    • Ort

    • Attribute

    • Auftraggeber

  • Übersicht der gewählten Personen

  Fahrzeuge

  • Fahrzeug hinzufügen

    • Fahrzeugart

    • Begleitperson im Kfz

    • Anzahl der Fahrzeuge

    • Anzahl der Sitzplätze

    • Anzahl Rollstuhlplätze

    • Fahrzeug-Standort (erster Einstieg, letzter Ausstieg)

  • Fahrzeug-Parameter

    • Geschwindigkeitsfaktor in %

    • minimum Fahrgäste

    • U-Turns vermeiden

  Ergebnisse

  • Tag-& Richtungsauswahl

  • Optimierungsergebnis

    • Gesamt-Strecke in km

    • Gesamt-Dauer in h

    • Tag

    • Anzahl der Routen

    • unverplant

    • Richtung

  • Streckenauflistung

  • Ausgewählte Route

    • Strecke in km

    • Dauer in h

    • Person(en)

    • Rollstühle

    • Tour übernehmen

    • Fahrgastauflistung mit Ein-und Ausstieg, Angaben zu Strecke und Dauer

  Dispositionsübersicht

Planungsübersicht

Die Planungsübersicht erkennt automatisch Konflikte in der Tourenplanung und zeigt sie für eine ausgewählte Kalenderwoche an. Außerdem kann der Einsatzplan in einer Tabelle oder einem Zeitstrahl eingesehen werden.

• automatisch erkannte Konflikte:

  • unverplante Fahrtanforderungen

  • nicht zugewiesene Wegpunkte

  • Touren ohne Fahrpersonal

  • Touren ohne Begleitperson

  • Touren ohne Fahrzeuge

  • Fahrpersonal doppelt verplant

  • Begleitpersonen doppelt verplant

  • Fahrzeuge doppelt verplant

• Behebung der Konflikte aus der Planungsübersicht per Slideover möglich

• tägliche und monatliche Ansicht:

  • Touren

  • Personal

  • Fahrzeugen

• zahlreiche Filteroptionen

  • Vertrag

  • Auftraggeber

  • Unternehmen

Optimierte Personalverplanung

Die Personalverplanung kann Fahrer*innen und Begleitpersonen für eine in einem gewählten Zeitraum unverplante Tour nach optimalen Kriterien auswählen.

• Optimierung nach geringsten Kosten:

  • Zeitkosten durch die Entfernung des Personals zum Start-/Endpunkt der Tour

  • Lohnkosten des Personals

• drei Planungsvorschläge

  • geringste Kosten

  • wenige Änderungen

  • ausgewogen

• Berücksichtigung von Verfügbarkeit des Personals:

  • bereits auf andere Tour verplant

  • abwesend (krank/im Urlaub)

  • Arbeitstage

• Option zur Überschreibung von bestehender Planung

Aufgabenverwaltung

Aufgaben ermöglichen es, Prozesse beim AN zu koordinieren, Verantwortungen zu strukturieren und anfallende To-Dos nicht aus dem Auge zu verlieren. Sie können persönlich sein oder den entsprechenden Entitäten zugewiesen werden.

• Beschreibung einer Aufgabe in Freitextform

• Subtasks (To-Dos) für kleinteilige Gliederung einer Aufgabe

• Zuweisung einer Aufgabe an eine Nutzerin in NovaHub

• Zuordnung einer Aufgabe an einen oder mehrere Einträge einer Entität (Person, Tour, Tourengruppe, Einrichtung, Vertrag, Unternehmen, Auftraggeber oder Haltestelle)

• Fälligkeitsdatum

4. heyNova

heyNova ist die Begleit-App für NovaHub. Fahrer*innen und Begleitpersonen können damit ihre Fahrten durchführen, Arbeitszeiten erfassen und abwesende Schüler melden.

Die nahtlose Verknüpfung zu NovaHub macht dort die Abrechnung von Arbeitszeiten oder Leistungen für Kostenträger einfacher, und ermöglicht Ihnen außerdem eine Nachverfolgung gefahrener Touren.

Login-Modi

• Personal-Modus: Fahr- und Begleitpersonal nutzt heyNova über persönliches Endgerät.

• Fahrzeug-Modus: heyNova wird fahrzeuggebunden über ein im Fahrzeug befindliches Endgerät genutzt, auf dem sich Fahr- und Begleitpersonal mit ihren Login-Daten anmelden können.

Zeiterfassung

• Digitale Arbeitszeiterfassung durch das Fahrpersonal per App

• Erfassung von Arbeitszeitpausen

• Automatische Synchronisation der erfassten Zeiten mit NovaHub

• Abrechnung erfasster Zeiten mit den zugehörigen Arbeitszeitkonten des Fahrpersonals

• versionierte Arbeitszeitkorrektur in NovaHub möglich

• Vergleich von geplanter und absolvierter Arbeitszeit im Nachgang einer Aufzeichnung

• Ausgabe von Soll-Ist-Vergleichen in Berichtsform

Touraufzeichnung

• Navigation der in NovaHub geplanten Tour über GoogleMaps

• Aufzeichnung der tatsächlich gefahrenen Touren mit GPS-Standort

• Erfassung von Tourpausen

• Abruf von in NovaHub hinterlegten Kontaktdaten (Telefonnummer, Mail) und Notizen

• Erfassung von tagesaktuell abwesenden Fahrgästen

• Automatische Synchronisation der erfassten Zeiten mit NovaHub

• Kartenvergleich von geplanter und gefahrener Route im Nachgang einer Aufzeichnung

• Ausgabe von Soll-Ist-Vergleichen in Berichtsform

Live-Tracking

• Echtzeit-Verfolgung einer Touraufzeichnung mit Live-Standort

• Positionsupdates alle 10 Meter Bewegung

• Letzte Aktualisierung und aktueller Status jederzeit sichtbar

• Übertragung abwesender Fahrgäste

Schichtplan

• Personal sieht kommende Schichten in Tages- oder Wochenansicht

• in NovaHub verfasste Neuigkeiten werden in heyNova den Beschäftigten angezeigt

5. Reporting und Druck

Reports

NovaHub kommt mit einer Reihe von integrierten Reports. Diese sind aktuell ausschließlich tabellarisch und stellen, je nach Report, mehrere Filter bereit.

Erstellte Reports können jederzeit nach XLSX oder CSV heruntergeladen werden.

Individuelle Reports können über das Query-Tools von SLN und nach den Anforderungen des AG eingerichtet werden.

Dokument-Vorlagen

Mit dem integrierten WYSIWYG-Editor, können Dokument-Vorlagen erstellt werden. Dabei können umfangreiche Text- und Dokument Formatierungen vorgenommen werden.

Vorlagen können jeder Daten-Entität in NovaHub (Einrichtungen, Personen, Touren, Personal etc.) hinzugefügt werden.

SLN stellt eine Auswahl von Vorlagen in integrierten Bibliothek zum Download bereit.

In den Vorlagen können Textmarken/Variablen zum Füllen von Daten per Drag-and-Drop eingefügt werden. Außerdem können eigene Variablen angelegt werden, die mittels Formeln auch Transformatoren und Logik-Operatoren durchführen können.

Mittels “Blöcken” können auch tabellarische Daten eingebunden werden.

Bilder können per Drag-and-Drop hinzugefügt werden.

Seriendruck

In den Übersichtstabellen können mehrere Datensätze markiert werden und über das Aktionen-Menü können diese zum Druck übergeben werden. Dabei können mehrere Dokumente als vereinte PDF oder als einzelne PDFs ausgegeben werden. Die erstellten PDF-Dateien lassen sich anschließend einzeln oder als ZIP herunterladen.

Rechnungserstellung

Die Daten zu durchgeführten Touren, die in NovaHub hinterlegt sind, ermöglichen eine automatisierte Weiterverarbeitung und Rechnungsstellung des AN an seine Auftraggeber. Da die Rechnungsstellung komplexe und individuelle Zusammenhänge des AN berücksichtigen muss, richtet Stadt.Land.Netz die Rechnungsstellung von der Datenverarbeitung bis zum Export der für die Abrechnung notwendigen Parameter in Tabellenform ein – i. d. R. kostenfrei, bei sehr komplexen Abrechnungssystemen können Kosten anfallen.

• Hinterlegen von Kostensätzen an Einrichtungen, Personen oder Verträgen

• Individuelle Konfiguration der Kostenparameter für die Abrechnung, z. B.:

  • EUR/Besetzt-Km

  • EUR/Leer-Km

  • EUR/h Begleitung

  • EUR Pauschale Bereitstellung

  • …

• Ausgabe der Rechnungspositionen per Datenbankexport

6. Weitere Leistungen

Kostenpflichtige, optionale Leistungen

• On-Premises-Backups für zusätzliche Datensicherheit.

• Umfassende Schulungen für Administratoren und Anwender zur effektiven Nutzung der Plattform.

• Unterstützung bei der Datenmigration von bestehenden Systemen zu NovaHub.

• Erstellung von individuellen Reports und Dokumenten nach Kundenvorlage.

• Individuelle Anpassungen und Entwicklungen nach Kundenwunsch im Rahmen von Entwicklungspartnerschaften.

Die Preise richten sich nach der aktuellen Preisliste von Stadt.Land.Netz (Anlage).

Freigabe von Zugängen an Dritte (Auftraggeber, Subunternehmen, Einrichtungen)

Für Auftraggeber kann ein NovaHub-Konto eingerichtet werden, dass über die Bearbeitung von Rollen nur den begrenzten, aber notwendigen Zugriff auf ausgewählte Entitäten erhält. Darüber können Auftraggeber die Durchführung von Touren ad-hoc nachvollziehen, was den Zahlungseingang der Beförderungsleistung beschleunigen kann.

Query Service

Für komplexere Auswertungen, die nicht standardmäßig in NovaHub verfügbar sind oder auf variable Felder zurückgreifen, bieten wir einen Query Service an. Das Erstellen der Abfragen aus dem Query Service ist je nach Aufwand kostenfrei oder gegen Aufpreis verfügbar.

• Berichte in Tabellenform (z. B. für Rechnungsstellung, Wageneinsatzpläne etc.)

• individuelle Auswertung von Daten, die in NovaHub verfügbar sind, nach Kundenwunsch

• Filteroptionen für Datum oder nach einzelnen Einträgen einer Entität (Einrichtung, Tour, etc.)

7. Technische Informationen, Bereitstellung

Inklusive Leistungen - initiale Herstellung der Leistungsbereitschaft

• Bereitstellung der SaaS NovaHub als gesonderten Mandant.

• Bereitstellung einer Produktivdatenbank.

• Bereitstellung einer Testdatenbank, das auf Wunsch jeden Sonntag mit den Daten aus dem Produktivsystem aktualisiert wird.

• Regelmäßige Datensicherungen gemäß unserem Backup- & Recovery-Konzept.

• Basis-Support entsprechend der vereinbarten Service-Level-Agreements und Fair-Use-Regeln.

Schnittstellen

Jede NovaHub-Instanz kommt mit ihrer eigenen REST-API, die auch durch AG genutzt werden können.

Jede Instanz stellt außerdem eine Dokumentation der Endpunkte in Form von Swagger und Swagger-JSON bereit. Die Authentifizierung erfolgt mittels Nutzer-Logins.

Technische Voraussetzungen

NovaHub - Webfrontend

NovaHub ist eine Webanwendung, die in allen modernen Browsern (ab 2018) läuft. Es gibt keine besonderen Anforderungen an die Hardware der Nutzer*innen.

Folgende Browser werden unterstützt:

• Webkit: Safari, Orion, iOS Browser-Engine

• Gecko: Firefox, Zen, Floorp

• Chromium: Chrome, Arc/Dia, Vivaldi, Edge, Brave, Samsung Internet

heyNova - App für Fahr- und Begleitpersonal

• heyNova steht für mindestens folgende Betriebssysteme bereit:

  • iOS 18 und Folgende

  • Android 14 und Folgende

• Aktuell getestet und lauffähig sind auch ältere Versionen

• SLN verpflichtet sich, Betriebssysteme mindestens für zwei weitere Jahre nach dem Erscheinen des Nachfolge-Betriebssystems zu unterstützen, sofern nicht Sicherheitsbedenken dem entgegen stehen.

• heyNova benötigt eine Internetverbindung. Wir haben in Tests ermittelt, dass die App bei täglicher Nutzung ca. 500MB pro Monat verbraucht.

Service-Level-Agreements

• NovaHub wird mit einer Verfügbarkeit von 99,8% im Jahresdurchschnitt am Übergabepunkt bereitgestellt.

• Der Umfang des Supports inklusive Reaktionszeiten auf Anfragen und Störungen und Lösungszeiten ("Service Level") ist von der gewählten Edition, der Dringlichkeit sowie dem Zeitpunkt der Anfrage bzw. Störungsmeldung abhängig. Näheres Regeln die Service-Level-Agreements laut aktuell gültigen AGB.

Mehr erfahren Sie in unseren Service-Leve-Agreements.

Hosting und Bereitstellung

Betrieben wird die NovaHub-Plattform ausschließlich in den Rechenzentren der Deutschen Telekom. Wir betreiben ein Kubernetes-Cluster, in dem mehrere NovaHub-Instanzen parallel ausgeführt werden und bei Bedarf horizontal skalieren.

Mehr über unsere Rechenzentren erfahren Sie auf unserer Datenschutz-Seite.

Unsere Systeme in einer Zero-Outage-Architektur designed. Das bedeutet, dass auch bei Ausfall eines Rechenzentrums, der Server maximal nur für kurze Zeit gestört ist.

Wartungen erfolgen nach 18:00 Uhr und ohne Unterbrechung des Service. Wartungen, die eine Unterbrechung zur Folge haben können, werden rechtzeitig vorher angekündigt.

Über ein redundantes Logging und Monitoring, behalten wir die “Gesundheit” der Plattform im Auge.

Architektur

NovaHub ist eine Webanwendung mit einer Client-Server-Architektur.

Serverseitig hat NovaHub eine hybride Architektur. Es gibt einen größeren Kern (semi-monolithisch), um den herum Microservices existieren, die allerdings nicht vollständig entkoppelt sind, sondern sich Teile (Code, Daten, Infrastruktur) teilen.

Folgende Technologien kommen überwiegend zum Einsatz:

• Typescript

• Node.JS

• Sveltekit

• NestJS

• Vue

• Ionic

Clients

• NovaHub Webfrontend

• heyNova iOS-/Android-App

• API-Konsumenten von Drittprogrammen

Server

Datenbanken

Datenbanken (Produktiv und Test) werden jeweils auf dedizierten Datenbank-Servern betrieben. Für die Produktiv-Umgebung kommt ein Datenbank-Cluster, bestehend aus Primary-, Standby- und Read-Only-Datenbankserver.

Backup & Recovery

SLN führt täglich Backups durch. Mehr erfahren Sie in unserem Wiki und in unserem Backup- & Recovery-Konzept

Entwicklungspartnerschaften

Der AN entwickelt die System NovaHub und heyNova als SaaS-Lösungen für einen größeren Kundenkreis. Bei der Weiterentwicklung setzt der AN sehr stark auf Nutzer-Feedback und orientiert sich an den Bedürfnissen der Kunden. Feature-Request werden vom AN anhand von Dringlichkeit, Nachfrage und Implementierungsaufwand gewichtet. Der AN entscheidet danach selbstständig wann welche Funktionen in welcher Güte entwickelt werden.

Hat der AG zusätzliche Anforderungen an die Systeme, die aktuell noch nicht oder noch nicht vollständig abgebildet sind, bietet der AN das Eingehen einer Entwicklungspartnerschaft an.

Mehr über Entwicklungspartnerschaften erfahren Sie hier.

Datenschutz

NovaHub ist eine Webanwendung mit einer Client-Server-Architektur.