• Bei Unternehmen können Sie außer den Stammdaten optional bis zu zwei verantwortliche Personen und bis zu drei Kontakte hinzufügen. Dies betrifft die Import-Tabelle - manuell können Sie später auch mehr hinzufügen.

• Jede verantwortliche Person hat eine Spalte für Anrede, Name und Rolle - diese werden durch die Ziffer 1 oder 2 unterschieden.

  Beispiel:

  Anrede 1	Name 1	Rolle 1	Anrede 2	Name 2	Rolle 2
  Frau	Regina Muster	Inhaberin	Herr	Rolf Müller	CEO

• Jeder Kontakt hat eine Spalte für die Art, Bemerkung und die eigentliche Kontaktinformation - auch hier werden die drei Kontakte mit den Ziffern, 1, 2 und 3 unterschieden.
  Beispiel:

  Kontaktart 1	Kontaktbemerkung 1	Kontakt 1	Kontaktart 2
  E-Mail	Schulsekretariat	sekr@schule.de	…

• Beim Import von Personal können Sie den Namen auf zwei Arten importieren. Entweder Nach- und Vornamen in getrennten Spalten, oder als kombinierter Namen (Nachname, Vorname) an. Innerhalb einer Importliste muss dies einheitlich sein.

• Sie müssen Personal mit einem Unternehmen verknüpfen, dafür muss der Unternehmensname in der Importtabelle exakt mit den zuvor vergebenen Kürzel des Unternehmens übereinstimmen.

• Beim Import von Fahrzeugen achten Sie bitte darauf, dass Sie als Art nur eine der vorgegebenen Bezeichnungen verwenden:

  • Auto

  • Auto (Fähre vermeiden)

  • Auto (Autobahn vermeiden)

  • Auto (Maut vermeiden)

  • Kleinbus

  • Bus

• Für die Anzahl der Sitze und Rollstuhlplätze geben Sie bitte nur eine Ziffer ein (nicht z.B. “2 Rollstühle”).

• Auch hier gilt der Hinweis zur Verknüpfung zum Unternehmen und zu einem Betriebshof.

• Wenn Sie eine vollständige Adresse eingeben, werden die Haltestellen automatisch geocodiert (also auf der Karte platziert).

• Wenn Sie die Straße und Hausnummer weglassen, weil die Haltestelle keine hat, wird die Haltestelle automatisch in der Mitte des Postleitzahl-Bereichs platziert. Sie können sie dann im Anschluss in NovaHub manuell auf der Karte verschieben. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie viele Haltestellen haben, die nur anhand von Koordinaten eingepflegt werden können, und wir übernehmen den Import für Sie.

• Wenn eine Haltestelle normal genutzt wird, können Sie unter “ist aktiv” eine 1 setzen. Eine 0 können Sie z. B. dann setzen, wenn eine Haltestelle derzeit nicht genutzt wird, aber in Zukunft benötigt wird.

• Beim Import von Auftraggebern beachten Sie bitte die selben Hinweise zu den verantwortlichen Personen und Kontakten, die Sie unter ▶ Unternehmen finden.

• Für Einrichtungen müssen Sie sowohl einen Namen als auch ein Kürzel vergeben. Während der Name einer Schule z.B. "Ehrenfried-Walther-von-Tschirnhaus-Gymnasium” ist, könnte das Kürzel “Gym EWT” lauten. Das erleichtert Ihre spätere Arbeit mit NovaHub.

• Für jeden Wochentag können Sie Anfangs- und Endzeiten definieren. Diese können Sie in die jeweilige Spalte im Format HH:MM eintragen. Mehrere Einträge bitte mit ; trennen.

• Beachten Sie bitte die selben Hinweise zu den verantwortlichen Personen und Kontakten, die Sie unter ▶ Unternehmen finden.

• Bei Verträgen müssen Sie einen Auftraggeber angeben. Sie müssen dabei die exakt selbe Schreibweise verwenden, den Sie zuvor für den jeweiligen Auftraggeber gewählt haben.

• Sie können auch einen Auftragnehmer angeben. Das ist eines der zuvor importierten Unternehmen, wobei auch hier wieder die Verwendung der selben Schreibweise wichtig ist. Wenn Sie hier schon einen Auftragnehmer angeben, erleichtert das die spätere Tourenplanung.

• Die Gültigkeit der Verträge geben Sie bitte im Datumsformat TT.MM.JJJJ an.

• Eine Tour bezieht sich immer auf einen Tag und eine Richtung (Hin- oder Rückfahrt).

• Wenn Sie wiederkehrende Touren importieren wollen, die sich in ihrer Grundform an mehreren Wochentagen wiederholen (z. B. Montag bis Freitag, Hin- und Rückfahrt werden ähnlich durchgeführt), können Sie 10 Touren mit dem identischen Namen anlegen, die sich nur in Tag und Richtung unterscheiden.

• Als Zeit geben Sie bitte im Format hh:mm eine Zeit an, um die herum die Tour in etwa durchgeführt wird. Dies dient der Übersicht und hilft später bei Ihrer Planung, wenn eine Tour mit der Zeit “15:30” für eine Fahrtanforderung mit ähnlicher Zeit vorgeschlagen werden kann.

• Geben Sie die Gültigkeit von Touren bitte im Datumsformat TT.MM.JJJJ an.

• Wenn Sie sich auf einen Vertrag beziehen, muss der Name exakt mit dem Namen des Vertrags übereinstimmen, der bereits in NovaHub importiert oder angelegt wurde.

• Bei der Auswahl der Fahrzeugart verwenden Sie bitte nur eine dieser vorgegebenen Bezeichnungen:

  • Auto

  • Auto (Fähre vermeiden)

  • Auto (Autobahn vermeiden)

  • Auto (Maut vermeiden)

  • Kleinbus

  • Bus

• Wenn Sie Attribute angeben, müssen diese bereits in NovaHub angelegt sein (siehe Artikel Attribute anlegen). Mehrere können Sie mit ; trennen.

• Mit der Personen-Tabelle können Sie nicht nur die Stammdaten von Personen importieren, sondern auch Beförderungsperioden und Fahrtanforderungen, wobei letztere optional sind.

Hinweise, die sich auf Personen und Beförderungsperioden beziehen:

• Die Externe ID ist eine von Ihnen frei vergebene Nummer. Sie muss pro Person eindeutig sein.

• Namen können Sie auf zwei Arten importieren. Entweder Nach- und Vornamen in getrennten Spalten, oder als kombinierter Namen (Nachname, Vorname). Innerhalb einer Importliste muss dies einheitlich sein.

• Wenn Sie Attribute angeben, müssen diese bereits in NovaHub angelegt sein. Mehrere können Sie mit ; trennen.

• Wenn Sie eine Einrichtung angeben, muss diese bereits in NovaHub angelegt und die Schreibweise identisch sein.

• Wenn Sie eine Klasse/Gruppe angeben, muss diese bereits in NovaHub angelegt sein.

Hinweise, die sich auf Fahrtanforderungen (FA) beziehen:

• Das Importieren von FA ist empfehlenswert, aber optional. Falls Sie sie importieren, müssen (bis auf den Verweis auf bestehende Touren) aber alle relevanten Felder ausgefüllt werden.

• Die Einstiegs-Art bezieht sich auf die Fahrtanforderung einer Person. Dabei wählen Sie bitte eine dieser Optionen und beachten Sie den Bezug:

  • Wohnadresse

  • Adresse der Einrichtung (Einrichtung muss dann s.o. angegeben werden)

  • Haltestelle (Erfordert Ausfüllen der Spalte Station Einstieg)

  • Freie Adresse (Erfordert Ausfüllen der folgenden Spalten: Strasse Einstieg etc.)

• Anzahl Sitzplaetze definiert, wie viele Sitzplätze für diese Person eingeplant werden. Wenn nur die Person befördert wird, ist der Wert 1, wenn die Person über eine eigene Begleitperson verfügt, dann z.B. 2.

• Bei Maximale Fahrzeit, Ein-/Ausstiegsdauer und Maximale Wartezeit geben Sie bitte nur eine Ziffer ein und keine Einheit (also nicht “30 Min.”). Maximale Wartezeit definiert die Zeit, die eine Person bei der Hinfahrt vor der definierten Zeit am Ziel ankommen und bei der Rückfahrt nach der definierten Zeit am Ziel abgeholt werden darf.

• Alle Tour-Spalten können mit dem Namen einer bereits existierenden Tour ausgefüllt werden.