E-Mails aus NovaHub versenden
Es ist möglich, direkt aus NovaHub heraus E-Mails zu versenden. Sie können E-Mails dabei sowohl an einzelne, als auch an hunderte Empfänger*innen gleichzeitig versenden. Dabei müssen Sie die Nachrichten nicht immer neu schreiben, sondern können diese über Vorlagen vorbereiten.
Geschrieben von Max Bopp
Zuletzt aktualisiert Vor etwa 1 Monat
Das E-Mail-Feature aktivieren
Nutzer*innen mit Admin-Rechten können das Feature ganz einfach aktivieren:
Öffnen Sie die System-Konfiguration
Navigieren Sie zum Reiter E-Mail
Aktivieren Sie den Schalter Eigene E-Mails erlauben
Ab dann können Sie eigene E-Mail-Vorlagen hinzufügen.
E-Mails versenden
E-Mails lassen sich an folgende Gruppen versenden:
Personen
Unternehmen
Einrichtungen
Personal
Auftraggeber
Wenn der Schalter Eigene E-Mails erlauben aktiviert ist, erscheinen in allen diesen Entitäten unter Aktionen die Option E-Mails senden.
Wählen Sie Einträge der jeweiligen Entität über das Häkchen links in der Tabellenansicht aus.
Klicken Sie auf Aktionen → E-Mails senden. Es erscheint eine Übersicht aller Mailadressen, die für den Versand gefunden wurden. Sie können die Mailadresse an dieser Stelle für Einträge, die keine haben, nachtragen und am Eintrag speichern. Klicken Sie dann auf Weiter.
Wählen Sie aus, ob Sie eine E-Mail ohne Vorlage oder aus einer bestehenden Vorlage schreiben wollen. Wie Sie Vorlagen anlegen, erfahren Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels. Klicken Sie dann auf Weiter.
Die gewählte Vorlage (oder eine leere Vorlage) wird nun geöffnet. Bearbeiten Sie die Mail nach Ihren Vorlieben oder klicken Sie direkt auf E-Mails senden.
⚠️ Hinweis: Die E-Mails werden über die E-Mail-Adresse no-reply@nova-hub.app versendet. Klickt ein Empfänger aber in seinem Mail-Programm auf Antworten, wird die Nachricht an die von Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse versendet:
Vorlagen hinzufügen
Haben Sie das E-Mail-Feature aktiviert, können Sie E-Mail-Vorlagen hinzufügen. Hierfür haben Sie einige Felder, die Sie bearbeiten können:
Sprache: Schreiben Sie Ihre E-Mail-Vorlagen in Deutsch und/oder in Englisch. Basierend auf der von Ihnen selbst gewählten Sprache, wird NovaHub die jeweilige Version versenden.
Thema: Der Empfängerkreis. Eine Vorlage ist analog der Aufgaben-Vorlagen, nur für einen bestimmten Empfängerkreis vorgesehen. Wählen Sie aus, an wen die E-Mail später gesendet werden können soll: Personen, Unternehmen, Einrichtungen, Personal, Auftraggeber.
Bezeichnung: Der Titel, der beim Auswählen der Vorlage angezeigt wird. Wird nicht mit versendet.
Betreff: Der Betreff der E-Mail.
Inhalt: Setzt sich aus formartierbarem Text, Abbildungen und Platzhaltern zusammen.
💡 Tipp: Über Ansicht → Quellcode können Sie den Inhalt als HTML formatieren. KIs wie ChatGPT oder Claude können Ihnen helfen, den Inhalt nach Ihren Vorlieben zu gestalten.
Verfügbare Platzhalter: Textmarken/Variablen, die Sie per Drag-and-Drop in den E-Mail-Editor auf der rechten Seite ziehen können. An diese Stelle werden dann pro Empfänger*in die jeweiligen Daten ersetzt. Jedes Thema hat eigene Platzhalter. Fehlen Ihnen Platzhalter: Schreiben Sie uns gern!
E-Mail-Einstellungen
Mit dem Button E-Mail-Einstellungen öffnen Sie einen Dialog, mit dem Sie das E-Mail-Feature allgemein einstellen können. Auch System-E-Mails beeinflussen Sie hier.
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